Per la dichiarazione sostitutiva DELL’ATTO DI NOTORIETÀ può essere utilizzato un modulo prestampato o un semplice foglio con firma autenticata.

1. Che cosa s’intende per documento di identità?
Il documento, quale mezzo di identificazione della persona, è ai sensi dell’art.288 del R.D. 6 maggio 1940, n.635 (Approvazione del regolamento per l’esecuzione del testo unico 18 giugno 1931, n.773 delle leggi di pubblica sicurezza), la carta di identità. Tale documento è rilasciato al compimento dei 15 anni.
Tuttavia, ai sensi dell’art.292 del citato Regio Decreto, l’identità personale può essere dimostrata con titolo equipollente alla carta di identità purché esso sia munito di fotografia e rilasciato da un’amministrazione dello Stato, come ad esempio:
la patente;
la tessera di riconoscimento postale;
il libretto di porto d’armi;
il passaporto per l’estero;
i libretti ferroviari di cui sono muniti gli impiegati civili e militari dello stato;
le tessere per l’uso di biglietti di abbonamento ferroviario, (quando però contengano la dichiarazione esplicita che sono state rilasciate previo accertamento dell’identità personale dei titolari);
le tessere di riconoscimento (munite di fotografia e di timbro quando l’identità del titolare risulti convalidata da dichiarazione scritta da un organo dell’amministrazione dello Stato).
Per i minori di anni 15, si considera documento di identità, il certificato di nascita con fotografia dichiarato valido dalla Polizia (Questura). Tale documento consente l’espatrio ad un minore e solo a tale circostanza è limitata la sua efficacia (Accordo europeo sul regime della circolazione delle persone fra i Paesi membri del Consiglio d’Europa – Parigi 13 dicembre 1957).
Tuttavia, ai sensi degli art.292 e 293 del R.D.635/40, come ribadito nella circolare del Ministero dell’Interno M.I.A.C.E.L. n.3 del 14 marzo 1995, “l’identità dei componenti le famiglie degli impiegati civili e militari dello Stato può essere dimostrata con l’esibizione della tessera che è rilasciata dalle amministrazioni di appartenenza a prescindere dall’età dei figli”. - indice faq

2. Qual è la validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori?
I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata
Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio (art.2 co.3 L.127/97).
Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà per i casi suindicati dall’art.2 e 4 della L.15/68 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art.6 co.1 D.P.R. ( 403/98) - indice faq

3. Quali sono i casi in cui è prevista solo l’autocertificazione?
Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare per le iscrizioni a scuole e università
Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare, a qualsiasi titolo, negli uffici della motorizzazione civile
Per i certificati e gli estratti ricavabili dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai COMUNI per i procedimenti di loro competenza (art.1 co.2 D.P.R. 403/98) - indice faq

4. Come si può fare l’autocertificazione?
Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:
scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all’impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive;
trasmettendo documenti, atti e certificati per fax, per posta o mezzo telematico ed informatico, alle amministrazioni pubbliche.
Per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:
dichiarando fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato dinanzi al funzionario competente a ricevere la documentazione, o dinanzi ad un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco (art.4 L.15/68);
dichiarando stati, fatti o qualità personali a diretta conoscenza dell’interessato e non compresi nell’elenco di cui al punto 1, anche contestualmente all’istanza e sottoscritti dall’interessato alla presenza del dipendente addetto (art.3 co.1 D.P.R.403/98);
qualora si tratti di stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico e l’amministrazione ritenga necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni, è possibile inviare una copia fotostatica, ancorché non autenticata dei certificati di cui l’interessato sia già in possesso anche attraverso strumenti telematici ed informatici (art.2 co.3 DPR 403/98). Le amministrazioni hanno 15 giorni di tempo dalle dichiarazioni per richiedere la necessaria documentazione.
Per chi partecipa ai concorsi pubblici non è prevista più la presentazione di copia autentica (quindi in bollo) dei titoli ma una semplice dichiarazione sostitutiva d’atto di notorietà che dichiari la conformità all’originale. Le amministrazioni non possono richiedere l’autenticazione della sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici concorsi (art.3 co.5 L.127/97). - indice faq

5. Come si presenta una copia autentica di un documento?
L’autenticazione di un documento può esser fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione esibendo l’originale senza obbligo di depositarlo presso l’amministrazione. Naturalmente la copia autentica va usata solo per il procedimento in corso (art.14 L.15/68 e art.3 co.4 D.P.R. 403/98). - indice faq

6. Dove reperire i moduli per l’autocertificazione ?
Presso le amministrazioni che sono tenute a procedere alla revisione della modulistica per l’autocertificazione e per le istanze, inserendovi il richiamo alle sanzioni penali previste dall’art.26 della L.15/68 (art.6 co.2 e 3 D.P.R. 403/98).Qualora i moduli non fossero disponibili è sempre possibile autocertificare su carta semplice. - indice faq

7. Quando l’autocertificazione non è ammessa?
Per i certificati MEDICI, SANITARI, VETERINARI, D’ORIGINE, DI CONFORMITA’ ALL’UNIONE EUROPEA, MARCHI, BREVETTI (art.10 co.1 D.P.R. 403/98). I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche per pratica d’attivi tà sportiva non agonistica sono sostituiti con un unico certificato d’idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal medico di base con validità di un intero anno scolastico (art.10 co.2 D.P.R. 403/98). - indice faq

8. Quali sono i casi in cui le amministrazioni non devono più chiedere i certificati al cittadino?
Quando si tratta d’estratti degli atti di stato civile che riguardano cambiamenti dello stato civile (art.9 co.1 D.P.R. 403/98).
Quando si tratta di tutti i dati contenuti in un documento di riconoscimento presentati dall’interessato (art.3 co.1 L.127/97).
Quando il responsabile del procedimento accerta d’ufficio fatti e qualità che l’amministrazione è tenuta a certificare (art.18 L.241/90).
In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l’amministrazione competente (art.7 co.2 D.P.R.403/98).
Quando il cittadino non intende o non è in grado di utilizzare l’autocertificazione ed i certificati risultano da albi o da pubblici registri tenuti dalle pubbliche amministrazioni (art.7 co.1 D.P.R. 403/98). - indice faq

9. Quando l’amministrazione può acquisire d’ufficio i documenti?
Quando le amministrazioni ritengono necessario acquisire degli estratti diversi da fatti relativi a cambiamento di stato civile, per particolari motivi ineren ti alle proprie finalità (art.9 co.2 D.P.R. 403/98).
La trasmissione di dati tra le amministrazioni può avvenire anche attraverso sistemi informatici e telematici garantendo il diritto alla riservatezza delle persone (art.2 co.5 L.127/97). - indice faq

10. Che succede per coloro che non sanno o non possono firmare una dichiarazione?
L’amministrazione dovrà accertare l’identità del dichiarante e menzionare la causa dell’impedimento a sottoscrivere la dichiarazione (art. 4 D.P.R. 403/98) - indice faq

11. Le modalità previste per l’autocertificazione si applicano anche ai cittadini stranieri?
Per i cittadini della comunità europea si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani (art.5 D.P.R. 403/98).
I cittadini extra comunitari residenti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al co.1 solo qualora si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (art.5 D.P.R. 403/98). - indice faq

12. Quali sono le sanzioni per i cittadini?
Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni sono tenute ad effettuare i controlli necessari. Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l’uso d’atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art.26 L.15/68). Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti da provvedimenti sulla base di dichiarazioni non veritiere (art.11 co.3 D.P.R. 403/98). - indice faq

13. Quali sono le iniziative per la corretta applicazione delle norme in materia d’autocertificazione?
Le amministrazioni procedono, attraverso controlli a campione, a verificare la veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
Gli uffici di controllo interno delle amministrazioni accertano la corretta applicazione delle norme sull’autocertificazione.
Le Prefetture sensibilizzano e promuovono l’applicazione del regolamento con l’ausilio dei comitati provinciali della pubblica amministrazione.
L’Ispettorato di controllo istituito presso il Dipartimento della Funzione Pubblica controlla il rispetto delle norme sull’autocertificazione.
L’osservatorio permanente sull’applicazione della L. 127/97 presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri fornisce pareri su specifici quesiti e problematiche. - indice faq

14. Quali sono le sanzioni previste per gli impiegati che non accettano l’autocertificazione?
L’impiegato responsabile incorre nella violazione dei doveri d’ufficio nei seguenti casi:
quando non accetta l’autocertificazione nei casi consentiti (art.3 co.4 L.127/97);
quando non accetta la dichiarazione sostitutiva, nei casi consentiti, in luogo della produzione d’atti di notorietà (art.3 co.3 DPR 403/98);
quando rifiuta l’indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità (art.7 co.5 D.P.R.403/98). - indice faq